Vorwort der Geschäftsführung
Das Unternehmen Hidde GmbH & Co. KG (Hidde), Hagen setzt seit dem Gründungsjahr 1988 als deutscher Hersteller und Dienstleister mit Leidenschaft auf höchste Produktqualität, Innovationskraft, maximale Leistungsfähigkeit, Verfügbarkeit und auf einen kundenorientierten Service in allen Geschäftsfeldern.
Seit der Gründung des Unternehmens steht der Name Hidde im nationalen und internationalen Geschäftsverkehr nicht nur für qualitativ hochwertige Lösungen im Anlagen- und Sondermaschinenbau, sondern auch für Werte eines mittelständischen Unternehmens mit einer hochmotivierten Belegschaft.
Der Erfolg des Unternehmens ist auch begründet in der Befolgung von Recht und Gesetz, Aufrechterhaltung von internen Regelwerken, sowie einer allumfassenden Achtung von ethischen Grundwerten. Die soziale Verantwortung gegenüber unseren Mitarbeitern, Geschäftspartnern und dem Gemeinwesen, sind ebenso eine Grundvoraussetzung, wie auch der Schutz der Umwelt und die Schonung von natürlichen Ressourcen in unserem täglichen Denken und Handeln.
Wir sind überzeugt, dass wir mit dieser Grundeinstellung, einen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung unseres Unternehmens leisten und geleistet haben und damit das Vertrauen unserer Mitarbeiter, Geschäftspartner und des Gemeinwesens auch weiterhin gewinnen und erhalten.
Der vorliegende Verhaltenskodex soll die wichtigsten Grundsätze unseres unternehmerischen Handelns zusammenfassen und unseren Mitarbeitern als Leitbild für die tägliche Arbeit im Umgang mit Kollegen, Kunden, Lieferanten und Wettbewerbern dienen. Für jeden Mitarbeiter ist es eine Pflicht, dieses Leitbild zu lesen, zu verstehen und bei der täglichen Arbeit umzusetzen.
Gemeinsam sind wir für ein integres und regelkonformes Handeln verantwortlich.
58239 Schwerte, August 2021
Hidde GmbH & Co. KG
Geschäftsführung
Thomas Muchowski
I. Grundsatzerklärungen
1. Selbstverständnis von Hidde
Der Mensch steht im Vordergrund unserer Geschäftstätigkeit. Dabei wird darauf geachtet, dass eine strikte Rechtskonformität, unter Beachtung ethischer Grundsätze unser Handeln bestimmen.
Wir stellen uns unserer sozialen und umweltrelevanten Verantwortung.
1.1 Nachhaltige Entwicklung
Dieser Verhaltenskodex ist die Basis für die nachhaltige Entwicklung unseres Unternehmens in der Gegenwart und auch in der Zukunft. Damit soll ein Beitrag für den Erhalt einer intakten Umwelt auch für nachfolgende Generationen geleistet werden.
1.2 Menschenrechte und Diskriminierungsverbot
Eines der obersten Grundprinzipien von Hidde ist die Achtung der Menschenrechte, der Schutz der Persönlichkeitsrechte und der Respekt vor der Privat- und Individualsphäre des anderen. Die Zusammenarbeit mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen soll ohne Unterschied nach ethnischer, nationaler und sozialer Herkunft sein. Alter, Hautfarbe, Sprache, Geschlecht, Behinderung, religiöse, politische, sonstige Anschauungen sollen nicht benachteiligend bewertet werden.
Eine Diskriminierung oder Belästigung aufgrund dieser Eigenschaften wird von uns nicht geduldet.
1.3 Regeltreue
Die Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften im Rahmen unserer nationalen und internationalen Geschäftstätigkeiten ist uns ein oberstes Gebot. Diese Aussage gilt auch für eingegangene Selbstverpflichtungen, unternehmensinterne Richtlinien und weitere Vorschriften.
1.4 Werteorientierung
Die Grundlagen unseres geschäftlichen und gesellschaftlichen Verhaltens basieren auf Vertrauen, Respekt und Toleranz. Dieses erwarten wir von allen Beschäftigten im Umgang mit unseren Kunden, Lieferanten und zur Qualität unserer Produkte. Diese in diesem Leitbild festgelegten Werte sollen daran erinnern und die Ausrichtung des Handelns des Einzelnen bestimmen.
1.5 Umwelt- und Sozialverantwortung
Das Bedürfnis der Menschen nach einer sauberen und zukunftsträchtigen Umwelt versuchen wir in unsere Geschäfts- und Fertigungsprozesse einfließen zu lassen. Wir arbeiten aktiv an der Reduzierung von Umwelt- und Klimabelastungen, an der Schonung von Ressourcen und dem Recycling von Rohstoffen. Die hieraus resultierende Verpflichtung und soziale Verantwortung gegenüber unseren Mitarbeitern, Geschäftspartnern und dem Gemeinwesen nehmen wir in verschiedenen Bereichen wahr.
2. Verbindlichkeit des Verhaltenskodex und Umsetzung
Die in diesem Verhaltenskodex festgehaltenen Werte und Grundsätze sind im Prinzip ein Selbstverständnis im täglichen miteinander. Es ist daher für alle Mitglieder der Geschäftsleitung und für alle Mitarbeiter verbindlich.
2.1 Orientierungshilfe
Dieser Verhaltenskodex soll eine Orientierungshilfe für das rechts- und regelkonforme Handeln, sowie für einen ethisch und moralisch einwandfreien Umgang im Geschäftsverkehr und auch gegenüber Kollegen sein. Die tägliche Arbeit soll damit unterstützt und gefördert werden.
2.2 Verbindlichkeit
Alle Führungskräfte im Unternehmen Hidde sind dazu angehalten die Inhalte und die Geltung dieses Verhaltenskodex Ihren zugeordneten Mitarbeitern in verständlicher Weise zu übermitteln und diese zur Einhaltung der Regeln anzuhalten.
Ein Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex wird von der Geschäftsleitung Hidde nicht geduldet, da eine Missachtung der Prinzipien zu hohen wirtschaftlichen Schäden und umfassenden Ansehensverlust führen kann. Die Verantwortung für die Einhaltung aller betreffenden Gesetzte, gesetzesähnlichen Regelungen und sonstigen Regelungen trägt jeder Mitarbeiter innerhalb seines Verantwortungs-/Tätigkeitsbereiches. Bei Verstößen muss er – neben ggf. auftretenden behördlichen Verfahren gegen ihn – auch mit disziplinarischen Maßnahmen und der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen rechnen.
Dieser Verhaltenskodex stellt den Mindestanspruch für alle Hidde Mitarbeiter dar. Sollten erweiterte zusätzliche Regelungen normiert sein und diese strenger ausgelegt sein, werden Sie durch die in diesem Kodex aufgeführten Regelungen nicht eingeschränkt.
Dieser Kodex dient als interne Verhaltensanweisung, Ansprüche an Dritte werden dadurch nicht begründet.
2.3 Ergänzung durch Richtlinien
Sollte dieser Kodex durch interne Richtlinien zu ausgewählten Themenbereichen erweitert werden, müssen diese im Einklang mit diesem Kodex stehen.
II. Verhalten im Geschäftsverkehr
1. Gebot fairen Wettbewerbs, Verbot von Kartellen
Ein Grundprinzip der Marktwirtschaft ist ein freier, unbeschränkter und fairer Wettbewerb.
Entsprechend unserer Geschäftspolitik legen wir unseren Wettbewerb ausschließlich auf Kundenorientierung, Leistung und die Qualität unserer Produkte aus.
Mitarbeiter deren Verhalten den nationalen und internationalen Lauterkeitsregeln im Wettbewerb und den Kartellvorschriften zuwiderlaufen werden nicht toleriert.
1.1 Verbotene geschäftliche Handlungen
Handlungen die wettbewerbswidrig und kartellrechtlich relevant sind, sind zu unterlassen.
Nachfolgend sollen beispielhaft Handlungen aufgeführt sein, die verboten sind:
Vereinbarungen und Gespräche mit Wettbewerbern über wettbewerblich sensible Informationen (Preise, Preisbestandteile, techn. Entwicklungen) im Rahmen von Messen, Verbands-, Normungsveranstaltungen, etc. oder deren Weitergabe an Wettbewerber. Die Aufteilung von Projekten, Märkten, Gebieten oder Kunden mit Wettbewerbern. Die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen oder die Verständigung mit Wettbewerbern über einem Wettbewerbsverzicht. Eine rechtswidrige Ausnutzung einer marktbeherrschenden Stellung. Eine unfaire Bevorzugung oder Behinderung von Lieferanten im Wettbewerb um Aufträge.
1.2 Einbeziehung eines Rechtsbeistands
Wettbewerbsrelevante Sachverhalte sind oftmals schwierig zu beurteilen, in diesen Fällen sollten die zuständigen Fachabteilungen einbezogen werden, bzw. in Abstimmung mit der Geschäftsführung ein externer Rechtsbeistand hinzugezogen werden.
2. Verbot von Korruption
Die Bewerbung um Aufträge erfolgt auf Basis unserer Innovation, Produktqualität, Dienstleistungen und Preise. Das Verhältnis zu Amts- und Mandatsträgern ist von Respekt und Rechtstreue geprägt.
Wir ächten und verbieten jegliche Form der Korruption.
2.1 Bestechlichkeit und Bestechung
Den Mitarbeitern von Hidde ist es im Rahmen Ihrer Tätigkeiten untersagt von Geschäftspartnern, deren Mitarbeiter, Vermittler oder sonstigen Personen Vorteile für sich oder Dritte zu fordern, anzunehmen, sich zu verschaffen oder sich versprechen zu lassen auf die kein rechtlich durchsetzbarer Anspruch besteht („Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr“).
Ein unrechtmäßiges Anbieten oder Gewähren von Vorteilen gegenüber Geschäftspartnern, deren Mitarbeitern, Amts- oder Mandatsträgern, Vermittlern oder sonstigen Personen im Zusammenhang mit der Vermittlung, Vergabe, Genehmigung, Ausführung oder Bezahlung von Aufträgen innerhalb oder außerhalb behördlicher Verfahren oder sonstiger Beziehungen zu Behörden und Geschäftspartnern wird von Hidde nicht toleriert.
Selbst der Anschein korrupten Verhaltens ist zu vermeiden. Jegliche Zuwendungen im Umgang mit Geschäftspartnern von Hidde sind kritisch zu überprüfen. Dies gilt auch bzw. insbesondere für: unverhältnismäßige Bewirtungsaufwendungen, unübliche, unverhältnismäßige oder solche Einladungen, die nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Geschäftsbesuch stehen, Geld-, Wert- oder Sachgeschenke.
Ein besonderes Augenmerk ist im Umgang mit Mandatsträgern, Beamten, Mitarbeitern von Behörden oder anderen öffentlichen Einrichtungen im Hinblick auf das Gewähren von Vorteilen geboten.
2.2 Berater und Vermittler
Vereinbarungen mit Beratern, Vertretern oder anderen Vermittlern bedürfen der Schriftform. Provisionen und sonstige Vergütungen müssen in angemessenem Verhältnis zur nachweisbar erbrachten Gegenleistung stehen und haben sich an den verkehrsüblichen Vergütungssätzen zu orientieren.
Vereinbarungen, die geeignet sind, interne Regelungen zu umgehen oder unzulässige Vorteile zu gewähren oder zu erlangen, sind verboten.
3. Spenden
Spenden die seitens Hidde im Rahmen der sozialen Verantwortung getätigt werden, haben strikt im Einklang mit dem geltenden Recht zu geschehen.
Spenden sind freiwillige Leistungen, für die Hidde keine Gegenleistung erwartet und erhält. Soweit sie zulässig sind, sollten sie einen lokalen Bezug aufweisen. Die Spenden dürfen weder den Anschein der Einflussnahme erwecken, noch dazu geeignet sein, das Ansehen von Hidde oder seinen Mitarbeitern zu schädigen. Sie dürfen nicht zu Korruptionszwecken missbraucht werden.
Spenden an politische Parteien, parteiähnliche Organisationen, Mandats- und Amtsträger sowie Bewerber für Mandate oder Ämter sind unzulässig. Das Verfahren und relevante Betragsgrenzen regelt ein internes Gremium von Hidde in Abstimmung mit der Geschäftsführung.
4. Beachtung von Steuerrecht, Exportkontrollvorschriften und Geldwäscheverboten
Die strikte Einhaltung nationaler und soweit zutreffend internationaler Steuervorschriften, Handelsbestimmungen und Geldwäscheverbote ist für Hidde als international tätiges Unternehmen unverzichtbar.
4.1 Steuern
Hidde bekennt sich zur Einhaltung aller nationalen und soweit zutreffend und anwendbar internationalen steuerrechtlichen und zollrechtlichen Gesetze bzw. Verpflichtungen in den Ländern, in denen wir tätig sind. Hidde lehnt jegliche Form von unzulässiger Umgehung diesbezüglicher Vorgaben sowie Gestaltungs-missbrauch ab.
4.2 Exportkontrolle und Zoll
Nationale und internationale Vorschriften, die den Import, Export oder den inländischen Handel von Waren, Technologien oder Dienstleistungen beschränken oder verbieten werden durch Hidde respektiert.
Genehmigungsverfahren die sich aus dem Außenwirtschaftsrecht, den Zollbestimmungen ergeben, werden von Hidde beachtet.
4.3 Geldwäsche
Hidde nimmt den internationalen Kampf gegen Geldwäsche und die daraus resultierenden gesetzlichen Verpflichtungen sehr ernst und unterstützt diese.
5. Auswahl von Geschäftspartnern
Die Auswahl von Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Distributoren, Projektpartnern, Beratern etc.) erfolgt zielorientiert und nach objektiven Kriterien. Die Einhaltung der von Hidde festgelegten Werte werden in den geschäftlichen Beziehungen zu Grunde gelegt und beachtet.
5.1 Auswahlprozess
Hidde Geschäftspartner werden unvoreingenommen auf Grundlage von Angeboten auf Basis von festgelegten sachlichen Kriterien bewertet und ausgewählt. Eine Bevorzugung oder Benachteiligung anhand unsachlicher Kriterien ist verboten.
5.2 Businesspartner Code of Conduct
Hidde hat die Erwartungshaltung, dass seine Geschäftspartner die Grundsätze, wie z. B. Achtung vor Mensch und Umwelt, die strikte Rechtstreue, die Ächtung der Korruption und die Integrität im Wettbewerb respektieren und danach handeln. Dieses kann im Einzelfall durch den Nachweis eines vorab geprüften umfassenden Verhaltenskodex erfolgen.
6. Dokumentation und Berichterstattung
Geschäftsvorfälle müssen korrekt dokumentiert und berichtet werden.
Alle nach internen oder externen Vorschriften zu dokumentierenden Geschäftsvorfälle sind bei Hidde inhaltlich zutreffend, umfassend, zeitnah und an der vorgesehenen Stelle zu erfassen.
Die Dokumentationen hat in der dafür vorgesehenen und geeigneten Form zu erfolgen und sind gemäß den gesetzlichen sowie internen Vorgaben und Fristen aufzubewahren.
Alle Mitarbeiter haben im vorgegebenen Rahmen die Verpflichtung zu wahrheitsgemäßer, vollständiger mündlicher und schriftlicher Berichterstattung.
Die Wahrung des Datenschutzes (DSGVO) im Rahmen der Berichterstattung und Dokumentation muss gewährleistet werden.
III. Mitarbeiter und Führungskultur
1. Führungskultur
Der Unternehmenserfolg von Hidde beruht in erster Linie auf Basis von zuverlässigen und leistungsbereiten Mitarbeitern, dies bezieht sich auf die aktiven Mitarbeiter, wie auch ehemalige Mitarbeiter im jahrzehntelangen Bestehen des Unternehmens.
Hidde trägt für seine Mitarbeiter eine große Verantwortung. Ein fairer Umgang miteinander, gemeinsame Werte, die Förderung von Leistung und Eigenverantwortung gehören zur Führungskultur von Hidde.
Innovationen sind auf Menschen zurückzuführen, die mit Engagement und Leidenschaft Ihre Aufgabe wahrnehmen. Unseren Mitarbeitern geben wir die Möglichkeit, als Team oder individuell Kreativität einzubringen und Eigenverantwortung zu übernehmen, so dass Potenziale ausgeschöpft werden können.
Ein aufgeschlossener und fairer Umgang miteinander wird gepflegt. Probleme, Konflikte und Fehlentwicklungen können offen angesprochen werden. Wir unterstützen dieses durch flache Hierarchien.
Unsere Führungskräfte sollen durch ihr vorbildliches persönliches Verhalten beispielgebend sein und sich aktiv für die Umsetzung dieser Leitlinien einsetzten. Der Umgang mit den Mitarbeitern soll wertschätzend und von Verantwortung getragen sein. Die Belange der Mitarbeiter sollten wahrgenommen werden.
2. Faire Arbeitsbedingungen und Arbeitssicherheit
Hidde steht für faire Arbeitsbedingungen und hohe Arbeitssicherheitsstandards ein.
2.1 Arbeitsumfeld
Die angemessenen Arbeitsbedingungen für unsere Mitarbeiter, die den jeweiligen gesetzlichen Bedingungen entsprechen, achten wir. Hidde hält sich an arbeitsrechtliche Vorgaben und bietet eine faire Entlohnung.
Die rechtmäßige Interessenvertretung unserer Beschäftigten respektieren wir.
Die Ächtung jeglicher Form von Zwangs-, Sklaven- oder Kinderarbeit ist für Hidde ein Selbstverständnis.
2.2 Gesundheit und Sicherheit
Die Gesundheit als höchstes Gut des Menschen achten wir für unsere Mitarbeiter durch die Sicherheit am Arbeitsplatz. Die jeweiligen Vorschriften zum Gesundheitsschutz, zur Arbeitssicherheit, dem Brand- und Umweltschutz achten wir. Wir sind durch beauftragte Personen oder Gruppen stets bestrebt im täglichen Miteinander eine Verbesserung und Umsetzung der geltenden Bestimmungen für Prozesse und Anlagen zu realisieren. Ziel soll es sein die Gefährdungen für die Gesundheit, Sicherheit und Umwelt für unsere Mitarbeiter zu reduzieren.
3. Vermeidung von Interessenkonflikten
Dem Unternehmen Hidde ist es wichtig, dass die Mitarbeiter nicht in Interessen- oder Loyalitätskonflikte mit dem Unternehmen geraten.
Potenzielle persönliche Konflikte eines Mitarbeiters mit den Interessen von Hidde sind unverzüglich gegenüber der Personalabteilung und/oder Geschäftsführung offenzulegen.
3.1 Privataufträge von Mitarbeitern an Geschäftspartner von Hidde
Kein Mitarbeiter darf Privataufträge an Lieferanten oder Dienstleister von Hidde erteilen, wenn er mit Bezug auf die geschäftliche Beziehung einen unrechtmäßigen Vorteil einfordert.
3.2 Soziales Engagement von Mitarbeitern
Hidde schätzt ein soziales, gesellschaftliches, staatsbürgerliches oder karitatives Engagement seiner Mitarbeiter. Dies hat jedoch grundsätzlich so zu geschehen, dass Konflikte mit den Interessen von Hidde ausgeschlossen sind.
4. Vertraulichkeit, Datenschutz und Informationssicherheit
Der Umgang mit geschäftlichen Informationen ist bei Hidde ein Vertraulichkeitsgrundsatz. Datenschutz und Sicherheit von sensiblen und personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Regelungen.
4.1 Verschwiegenheit über Geschäftsgeheimnisse
Die Verschwiegenheitspflicht gilt im Hinblick auf interne Angelegenheiten von Hidde für jeden Mitarbeiter gegenüber Dritten, insofern die Informationen/Daten nicht zuvor rechtmäßig veröffentlicht worden sind.
Betroffen sind insbesondere Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse jeglicher Art, ebenso personenbezogene Daten. Die Nutzung von dienstlich erlangten Informationen im privaten Bereich ist verboten.
Die Verschwiegenheitspflicht besteht nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses dauerhaft fort.
4.2 Schutz personenbezogener Daten
Hidde legt Wert auf die Beachtung von Persönlichkeitsrechten und Datenschutz, insbesondere der korrekte Umgang mit personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und sonstigen und Geschäftspartnern. Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten und personenbezogenen Daten sind die Mitarbeiter von Hidde verpflichtet sich die jeweils einschlägigen Datenschutzbestimmungen sowie an interne Richtlinien zu halten.
4.3 Sicherer Informationsaustausch
Die nationalen und internationalen Geschäftstätigkeiten von Hidde bedingen auch einen elektronischen Informations- und Datenaustausch. Die Firma Hidde ist sich den damit verbundenen Risiken bewusst und bestrebt die Geschäftsdaten vor unberechtigtem Zugriff Dritter zu sichern und zu schützen. Im Detail sind die Maßnahmen im internen Datenschutzhandbuch und in den IT-Richtlinien von Hidde geregelt.
5. Sorgfältiger Umgang mit Unternehmenseigentum
Das Unternehmenseigentum von Hidde ist zu schützen. Unter dieser Leitlinie verlang Hidde von allen Beschäftigten einen sorgfältigen und zweckentsprechenden Umgang mit allen materiellen und immateriellen Gütern. Hierunter fallen Immobilien, Geschäftsausstattung, Betriebsmittel, Produkte, Finanzmittel, Informationssysteme, Software, aber auch Schutzrechte (z. B. Patente, Marken etc.).
Schäden sind unverzüglich zu melden. Diebstahl und eine nicht genehmigte Privatnutzung von Unternehmenseigentum ist verboten und wird entsprechend geahndet. D. h., dass Rechtsverstöße strafrechtlich wie zivilrechtlich verfolgt werden können und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
IV. Umsetzung des Verhaltenskodex
1. Compliance
Die in diesem Verhaltenskodex niedergelegten Grundsätze und Werte sind die Basis für eine weiterhin wirtschaftliche, soziale und ökologisch nachhaltige Entwicklung der Firma Hidde Geschäftsrisiken sollen damit gesteuert und minimiert werden. Die Verantwortung von Hidde für Mensch und Umwelt (Compliance) soll damit konkretisiert werden. Daher wird von Hidde erwartet, dass eine konsequente Einhaltung des Verhaltenskodex von allen Beschäftigten erfolgt.
1.1 Verantwortung für Compliance
Die Rechts- und Regeltreue für die Integrität in den Geschäftsabläufen liegt in der Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters. Dies beinhaltet auch die Kenntnis über den Inhalt dieser Verhaltensregeln.
Aus dem Grund das Rechtsbrüche und Regelverstöße nicht nur den wirtschaftlichen Erfolg von Hidde gefährden können, sondern auch die soziale Existenz unser Mitarbeiter, sind diese Verstöße nicht im Interesse des Unternehmens. Die Verstöße werden von der Geschäftsführung nicht geduldet, sondern entsprechend missbilligt.
1.2 Compliance
Die Geschäftsführung von Hidde ist sich der Verantwortung im Zusammenhang mit den Inhalten dieser Regelungen und Werte bewusst und dient als Ansprechpartner für alle Fragen die in diesem Zusammenhang stehen.
2. Hinweise auf Rechtsverstöße
Jeder Mitarbeiter kann Regel- und Rechtsverstöße der Geschäftsleitung von Hidde mitteilen, ohne dass ihm dadurch Nachteile entstehen. Die Compliance-relevanten Informationen werden vertraulich behandelt. Hinweise, Fragen und Anregungen zu Compliance-Themen werden gern von der Geschäftsleitung aufgenommen, auch ein Compliance-System lebt von der Akzeptanz und Mitarbeit des Einzelnen.
